Styl, w jakim napisany jest twój list intencyjny, powinien być zgodny z zasa­dami savoir-vivre'u. Oto najważniejsze zasady, których powinieneś przestrze­gać:

- Nigdy nie używaj wyrażenia: „Do wszystkich zainteresowanych". Znajdź imię oraz nazwisko odpowiedniej osoby. Jeśli jest to niemożliwe, użyj tytułu, na przykład: „Szanowny Panie Dyrektorze".

- Używaj słów „proszę" oraz „dziękuję". Pamiętaj, że nawet bardzo krótki list zajmuje czas i uwagę adresata.

- Podpisz się. Jeśli wysyłasz swój list intencyjny e-mailem, użyj funkcji podpisu (większość programów jest w nią zaopatrzona) lub po prostu zakończ list słowami „Z poważaniem, Mary Smith".

- Zamieść pod swoim imieniem i nazwiskiem podstawowe informacje umożliwiające kontakt (numer telefonu i adres e-mailowy).

Po spełnieniu tych podstawowych wymagań savoir-vivre'u pozostaje bardzo wiele miejsca na twój indywidualny styl. Poniżej znajduje się kilka wskazówek, z których możesz skorzystać.


Używaj chwytliwych słów

Każdy akapit powinien zwracać na siebie uwagę osoby, która go czyta. Za­uważ różnicę pomiędzy poniższymi zdaniami:

Słabe: Proszę o uwzględnienie mojej kandydatury na stanowisko konsul­tanta ds. sprzedaży.

Mocne: Wasze zapotrzebowanie na osiągającego wybitne rezultaty kon­sultanta ds. sprzedaży dokładnie odpowiada mojemu trzyletniemu przebie­gowi kariery zawodowej jako osoby zawierającej transakcje warte wiele milionów dolarów.


Używaj strony czynnej

Pisz: „Zwiększyłem sprzedaż", a nie „Sprzedaż została zwiększona przeze mnie". Pisz: „Zaprojektowałem lepszy system kontroli zapasów", a nie „Me­tody kontroli zapasów zostały ulepszone dzięki moim wysiłkom". Strona czynna emanuje siłą, strona bierna słabością.

Wyrażaj się zwięźle i grzecznie

Twój list nie powinien liczyć więcej niż 300 słów. Jeśli jednak wykracza poza jedną stronę, może działać na czytelników usypiająco.

Pokaż, że masz osobowość

Sue Duro, dyrektor kreatywny w firmie Monster, wskazuje, że łatwiej jest ukazać niepowtarzalne cechy swojej osobowości w liście intencyjnym niż w CV. Cechy te powinny odpowiadać kulturze firmy. Jeśli kochasz niektóre z elementów swojej pracy, nie powinieneś tego ukrywać; gdy przywiązujesz znaczenie do poczucia humoru w pracy, nie bój się być trochę zabawny. Jeśli odrobiłeś pracę domową, to wiesz, czy styl ten odpowiada kulturze firmy.

Ostrożnie posługuj się żargonem zawodowym

Jeśli ubiegasz się o bardzo specjalistyczne stanowisko pracy, używaj języka technicznego lub żargonu właściwego dla twojej branży, pokazuje to bo­wiem, że posiadasz wiedzę fachową. Sprawdza się to dopóty, dopóki pierw­sza z osób czytających twój list wie, o co w nim chodzi. O tym, czy i w jakim stopniu należy posługiwać się żargonem, przesądza w ostatecznym rachun­ku charakterystyka stanowiska pracy, o które się ubiegasz. Jeśli zawiera ona liczne terminy techniczne, możesz użyć ich w swoim liście intencyjnym; w przeciwnym razie nie rób tego.

Bądź kreatywny

Od twórców reklam, niektórych konsultantów oraz ludzi pracujących w za­wodach artystycznych oczekuje się zachowań wskazujących, że dysponują talentem. Niekonwencjonalna forma czy treść listu może czasami odpowia­dać również stanowiskom w biznesie. Jeśli na przykład praca na tym stano­wisku wiąże się z licznymi wystąpieniami publicznymi, do e-mailu można załączyć plik audio, po to, aby zademonstrować swój sposób mówienia.

Jeśli musisz wysłać list motywacyjny i CV na papierze, zadbaj o zgod­ność ich wyglądu. Używaj tej samej czcionki i formatu, a także tego samego papieru.

Wysyłając list e-mailem, nie przejmuj się formatem. Dobrym sposobem jest wysłanie CV w postaci zwykłego tekstu dołączonego do wiadomości.

Jeśli nie jesteś pewien, czy posiadasz wystarczające umiejętności w za­kresie wypowiadania się na piśmie, rozpocznij od przestudiowania przykła­dów dobrych listów motywacyjnych i intencyjnych . Ich wzory znajdziesz na końcu tego rozdziału, a także pod adresem monstercareers.com. (Przeczy­taj jak najwięcej listów. Może się na przykład zdarzyć, że w liście intencyj­nym pielęgniarki znajdziesz sformułowania, które przypadną ci do gustu, pomimo że jesteś księgowym).

Tak jak w wypadku CV, możesz dojść do wniosku, że potrzebujesz pro­fesjonalnej pomocy. Osoby, które zajmują się pisaniem CV, piszą także listy motywacyjne i intencyjne.

 

Hubert 2009-08-21